こんにちは、技術部ネットワーク課の上曽山です。
昨年の話になりますが、安全・安心マーク更新の主担当として手続きを行ったので、その時の様子を書き出してみます。

7月末日、更新案内が届きました。ここから作業に着手します。

最新の申請書類を入手すべく安全・安心マーク推進協議会のサイトにアクセスすると、申請書類が2種類ありました。
・署名押印版
・署名押印に替わる確認日記載版
最近はテレワークを行うスタッフも多く、署名捺印をもらうのに手間がかかりそうだったので後者を選択しました。

さっそく申請書類の作成に入ります。
まずは新しい項目や表現の変わった項目があるかを確認。1点追加項目があった以外、大きな変更はありませんでした。
昨年と同じ設問であっても自社の体制やサービス仕様変更によって記入内容が変わってくるので、前回の資料を単純にコピーするという訳にはいきません。専門部署の意見が必要な部分は担当者に確認しつつ、間違いのないよう各項目を埋めていきます。

それと並行して、記載内容に間違いが無いことを裏付けるための資料を準備します。
システムセキュリティに関するもの、個人情報保護に関するもの、様々な資料がある中、一番ボリュームがあったのは我々ネットワーク課が管理している障害対応マニュアルでした。ページ数が多くて、もう少しコンパクトにまとめなおそう、と思うほどに。

一通りモノが揃ったところで、提出用と自社保管用に書類を印刷します。
この時、一つ失敗をしました。それは「書類が揃ってから印刷した」ことです。
数百ページに及ぶ書類をいっぺんに印刷したため、区分けとファイリングにすごく時間がかかってしまいました。
次回は確認が取れた順に、こまめにまとめていこうと思います。

こうして作成した書類を郵送したのが9月中旬。申し込み期日ギリギリでした。
後は審査結果を待つばかりです。

11月初頭。1次審査通過の報。
そして11月下旬。2次審査合格の連絡がありました。

12月に届いた許諾証をシナプス・ステーションに掲示して更新申請は完了しました。

引き続き、お客様が安心してインターネットをご利用いただけるよう努めてまいりますので、これからもシナプスをよろしくお願いいたします。